Auftragserfassung automatisieren: So kommen Bestellungen ohne Abtippen ins ERP

Montagmorgen, im Postfach liegen 40 Bestellungen. Manche als PDF, manche als Excel-Liste, einige als Freitext in der E-Mail. Jemand im Innendienst öffnet jede einzeln, sucht den Kunden im ERP, tippt Artikel, Mengen und Liefertermine ab und schickt eine Auftragsbestätigung. Am Mittag ist der Stapel kleiner, am Nachmittag kommt der nächste.

So läuft die Auftragserfassung in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Bei einem unserer Kunden aus dem Messebau waren es an manchen Tagen bis zu 200 Aufträge, verteilt auf 1,5 bis 2 Stellen. Heute legt eine Automatisierung diese Aufträge selbst an. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert, wo KI wirklich hilft und woran solche Projekte scheitern.

Was das Abtippen wirklich kostet

Eine ehrliche Antwort vorweg: Eine unabhängige Studie, wie viele Minuten eine von Hand erfasste Bestellung kostet, gibt es nicht. Die Zahlen im Netz stammen fast alle von Softwareanbietern und reichen von etwa 3 bis über 40 Minuten je Auftrag. Das hängt an der Zahl der Positionen, am Format und an den Sonderfällen.

Deshalb unser Rat: Messen Sie selbst. Eine Woche Strichliste genügt. Wie viele Bestellungen kommen an, in welchem Format, wie lange dauert eine im Schnitt und wie oft gibt es Rückfragen?

Dazu kommen Fehler. Auch sorgfältige Menschen vertippen sich. Eine große Auswertung von 93 Studien aus der klinischen Forschung kam beim Abtippen auf rund 3 Fehler je 1.000 Felder. Das klingt wenig. Bei einer Bestellung mit 40 Feldern bedeutet es rechnerisch aber, dass etwa jede neunte Bestellung mindestens einen Fehler enthält. Jeder davon kostet später eine Rückfrage, eine Gutschrift oder eine Falschlieferung.

Und dann ist da das Wissen. Welche Kundennummer gehört zu welchem Artikel, welcher Kunde bestellt immer in Verpackungseinheiten? Oft steckt das im Kopf langjähriger Mitarbeitender. Laut dem Fachkräftereport der DIHK erwartet fast jede vierte Firma, dass solches Wissen mit dem Ruhestand verloren geht. Bis 2039 erreichen in Deutschland rund 13,4 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter.

So läuft die automatische Auftragserfassung

1. Eingang. Bestellungen kommen an einer Stelle an: einem eigenen Postfach, einem Portal, dem Webshop oder einer Schnittstelle des Kunden.
2. Lesen. Strukturierte Bestellungen aus Excel, CSV, Webshop oder EDI liest das System mit festen Regeln. PDFs mit wechselndem Aufbau und Freitext-Mails liest eine KI und macht daraus einen geordneten Datensatz. Gescannte PDFs und Faxe sind schwieriger: Texterkennung arbeitet am besten ab 300 dpi, ein Fax hat oft nur rund 200 × 100 dpi.
3. Abgleichen. Das System sucht den Kunden im ERP, etwa über die Absenderadresse oder die Kundennummer. Es findet die Artikel über Ihre Artikelnummer, die Artikelnummer des Kunden oder die EAN. Preise und Konditionen kommen aus Ihren Stammdaten, nicht aus dem PDF. Über die Bestellnummer des Kunden erkennt es doppelte Bestellungen.
4. Prüfen. Stimmen Summen, Mengen und Verpackungseinheiten? Passt der Liefertermin? Bewährt hat sich eine Ampel: Grün läuft automatisch durch, Gelb sieht sich jemand kurz an, Rot wird von Hand bearbeitet.
5. Anlegen und bestätigen. Der Auftrag wird über die Schnittstelle im ERP angelegt. Bei der Auftragsbestätigung ist Vorsicht geboten: Weicht sie bei Preis, Menge oder Termin von der Bestellung ab, gilt sie rechtlich als neues Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Solche Abweichungen gehören deshalb immer zu einem Menschen.

KI oder feste Regeln?

Unsere Faustformel lautet: KI liest, Regeln prüfen, Menschen entscheiden die Grenzfälle.

KI ist stark, wenn jede Bestellung anders aussieht: wechselnde PDF-Layouts, Freitext, Positionen mit Beschreibung statt Artikelnummer. Feste Regeln sind besser, wenn Daten schon strukturiert ankommen. Und für die Prüfung sind sie immer die bessere Wahl. Ob eine Artikelnummer im ERP existiert oder eine Summe stimmt, muss man nicht schätzen.

Wichtig ist der Blick auf die Grenzen. Sprachmodelle können Werte erfinden, wenn ein Feld unklar ist. In einer Untersuchung von 2025 erkannte ein Sprachmodell bei Rechnungen 94 Prozent der Felder richtig, bei den einzelnen Positionen nur 91 Prozent. Die eigentliche Kunst liegt darin, zu erkennen, wann die KI unsicher ist. Eine Studie von 2026 gab die unsichersten 20 Prozent der Fälle an Menschen. Die übrigen 80 Prozent waren dann zu 99,1 Prozent richtig. Genau so bauen wir unsere Abläufe: Unklares wird nicht geraten, sondern geht mit einer Notiz an Ihr Team.

Datenschutz und Sicherheit

• Daten: Bestellungen enthalten Namen und E-Mail-Adressen. Wer dafür einen KI-Dienst aus der Cloud nutzt, braucht in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Viele Anbieter bieten Rechenzentren in der EU und nutzen Geschäftsdaten nicht zum Training. Klären Sie vorher, welche Daten wohin dürfen.
• Versteckte Anweisungen: In E-Mails oder PDFs können Anweisungen stecken, die eine KI zu etwas verleiten sollen. Das ist laut der Sicherheitsorganisation OWASP das größte Risiko bei KI-Anwendungen. Deshalb bekommt das System nur die Rechte, die es braucht. Heikle Schritte gibt ein Mensch frei.
• Schulung: Seit Februar 2025 verlangt die europäische KI-Verordnung, dass Beschäftigte, die mit KI arbeiten, ausreichend geschult sind.

Bei uns gilt außerdem: Wir testen zuerst nur lesend an echten Bestellungen. In Ihr ERP geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe.

Aus der Praxis: Messebau

Ein Messebau-Unternehmen bekam die Bestellungen seines größten Auftraggebers als PDF, an manchen Tagen bis zu 200 Stück. Im ersten Schritt haben wir eine Automatisierung gebaut, in der eine KI jede Bestellung liest und Kunde, Auftrag und Stückliste im ERP anlegt. Doppelte Kunden werden erkannt. Was unklar ist, landet mit Notiz beim Team.

Interessant ist, wie es weiterging: Der Auftraggeber konnte die Daten später auch als Datei-Export und schließlich über eine direkte Schnittstelle liefern. Wir haben auf diese strukturierten Wege umgestellt. Für diesen Kanal braucht es seitdem keine KI mehr. Jede Nacht prüft ein Abgleich, ob beide Systeme übereinstimmen. Das Ergebnis: Die Arbeit von 1,5 bis 2 Stellen entfällt komplett.

Die Lehre daraus: Fangen Sie mit dem an, was heute da ist. Und nutzen Sie jede Gelegenheit, Bestellungen strukturierter zu bekommen. Je strukturierter die Daten, desto weniger KI braucht es und desto zuverlässiger läuft es.

Woran Einführungen scheitern

• Stammdaten. Fehlen die E-Mail-Adressen der Ansprechpartner oder die Artikelnummern Ihrer Kunden im ERP, muss das System raten. Legen Sie eine Zuordnungstabelle für Kundenartikelnummern an. In einer Befragung des Analysehauses BARC nannten 44 Prozent der Unternehmen schlechte Datenqualität als größtes Hindernis für KI-Projekte.
• Zu groß gestartet. Wer alle Kanäle und Kunden auf einmal automatisieren will, verliert sich in Sonderfällen. Besser: ein Kunde oder ein Kanal zuerst.
• Ohne Test an echten Daten. Nehmen Sie 50 bis 150 echte Bestellungen aus den letzten Wochen und lassen Sie das System sie lesend verarbeiten. Dann sehen Sie, wie gut es wirklich ist, bevor etwas ins ERP geschrieben wird.
• Ohne das Team. Die Menschen im Innendienst kennen die Sonderfälle. Binden Sie sie von Anfang an ein. Ihre Rolle wird nicht kleiner, sondern wichtiger: Sie entscheiden die schwierigen Fälle statt die einfachen abzutippen.

Welche Lösungen es gibt

Grob gibt es drei Wege:

1. Spezialisierte Software für die Auftragserfassung, meist als Abonnement. Sie passt gut bei vielen Kanälen und einem verbreiteten ERP.
2. Funktionen der ERP-Hersteller. Einige große Systeme wie Microsoft Business Central oder SAP bringen inzwischen eigene Funktionen mit. Bei vielen ERP-Systemen im Mittelstand gibt es das bisher nur über Partner.
3. Individuelle Automatisierung aus bewährten Bausteinen: Ablaufsteuerung, Texterkennung, KI-Modelle und eigene Prüfregeln, angebunden an die Schnittstelle Ihres ERP. Das ist der Weg, den wir gehen. Er lohnt sich vor allem, wenn Ihre Abläufe Besonderheiten haben oder Ihr ERP keine fertige Lösung bietet.

Was Sie messen sollten

• Zeit vom Eingang der Bestellung bis zum Auftrag im ERP
• Anteil der Aufträge, die ohne menschlichen Eingriff durchlaufen, je Auftrag und je Position
• Fehler, die erst nach der Freigabe auffallen, etwa Reklamationen oder Gutschriften
• Rückfragen, sortiert nach Ursache: Preis, Artikel, Kunde, Termin
• Zeit je Auftrag vorher und nachher

Förderung in NRW

Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen können für solche Projekte das Programm „MID-Digitalisierung“ nutzen: bis zu 15.000 Euro Zuschuss, höchstens die Hälfte der Kosten. Die Mittel werden verlost, der Antrag ist bis Ende 2029 möglich. Wichtig: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor Sie einen Auftrag vergeben. Schon eine mündliche Zusage zählt als Beginn.

Fazit

Automatische Auftragserfassung ist kein großes IT-Projekt mehr. Mit einem Kanal anfangen, an echten Bestellungen testen und Unklares beim Team lassen: So entlasten Sie den Innendienst in wenigen Wochen, ohne Ihrem ERP etwas zuzumuten. Die KI liest. Die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Stand: 12. Oktober 2026.

Quellen

• Garza u. a.: Error Rates of Data Processing Methods in Clinical Research (Metaanalyse über 93 Studien)
• DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 (Dezember 2025)
• Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz: KI-gestützte Auftragserfassung im Schaltschrankbau
• Tesseract: Qualität der Texterkennung verbessern
• § 150 BGB: Verspätete und abändernde Annahme
• Invoice Information Extraction: Methods and Performance Evaluation (Oktober 2025)
• Beyond Logprobs: A Multi-Signal Confidence Engine for LLM-Based Document Field Extraction (Juni 2026)
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe KI und Datenschutz (Mai 2024)
• OWASP: Prompt Injection (LLM01:2025)
• BARC: KI-Reife in Unternehmen (Dezember 2025)
• Microsoft Learn: Sales Order Agent in Business Central
• NRW fördert: MID-Digitalisierung